Cómo controlar los gastos de las reuniones familiares

En la planificación y el pago de los costos de una reunión familiar, pueden surgir distintos problemas financieros. ¿Qué sucede si el precio por persona resulta ser mucho mayor de lo

esperado? ¿O si la tía Alicia pierde el cheque para pagar el banquete de uno de los asistentes? ¿O si tu madre no recuerda si pidió su camiseta conmemorativa? Todo ello puede suponer un gran

dolor de cabeza para la persona encargada de las finanzas, además de causar mucha confusión y pérdidas económicas. ¿Cómo evitar el estrés financiero? Empieza con una conversación familiar,

según recomienda April Luter, directora de alianzas de la Oficina de congresos y turismo de Arlington, Texas. La ciudad de Arlington, ubicada en el área metropolitana de Dallas-Fort Worth,

es la sede del enorme parque de diversiones Six Flags Over Texas, destino elegido para muchas reuniones familiares. Antes de la pandemia, en el área de Dallas-Fort Worth se celebraban cada

año hasta 250 reuniones familiares, a cada una de las cuales asistían, en promedio, unas 200 personas. "El principal error que vemos cometer a las familias es no hablar del dinero en

absoluto", señala Luter. "Siempre recomendamos conversar sobre el aspecto económico desde el principio y con mucha frecuencia. Debes ser lo más transparente posible al hablar de

dinero con tu familia, y este siempre es un tema delicado". La familia del reverendo Doug Harris aprendió esta lección de la manera más difícil. En una reunión, varios familiares creían

que el banquete era gratuito y, cuando llegó la hora de pagar la cuenta, el comité organizador no tenía suficientes fondos, dice Harris, de 80 años, quien vive en Swedesboro, Nueva Jersey.

Desde entonces, su familia ha agregado un margen al precio de las entradas del banquete, para cubrir gastos imprevistos o ayudar a familiares que de otra manera no podrían asistir.  La

manera de abordar los aspectos financieros depende del tamaño de la reunión. Hay reuniones familiares de todos los tamaños: puede tratarse de un sencillo pícnic al que cada persona lleva

algo para compartir, o bien de un evento con cientos de parientes, que requiere dos años de planificación y conlleva muchas de las mismas complicaciones que una boda. En muchos casos, las

familias que organizan reuniones en destinos turísticos (como hoteles o cruceros) ponen a su comité organizador a cargo de reservar bloques de habitaciones o camarotes, organizar un banquete

u otros eventos, y negociar descuentos en las entradas de atracciones. Los asistentes reservan sus respectivas habitaciones directamente con el hotel, pero siguen los pasos indicados por el

comité para comprar entradas para el banquete, hacer reservas para excursiones o encargar artículos conmemorativos. La familia Harris emplea estrategias inteligentes para evitar problemas

financieros —y conflictos familiares— a raíz de las reuniones. Aquí se ofrecen siete consejos, basados en nuestras conversaciones con planificadores de reuniones y familias: 1. TEN EN CUENTA

LOS INGRESOS DE CADA PERSONA Para que el mayor número posible de personas asista a la reunión, el precio tiene que ser asequible para todos, incluidas las personas mayores con ingresos

fijos y las familias con niños pequeños, señala Edith Wagner, directora de Reunions Magazine, una revista que ofrece recursos, consejos y anuncios para reuniones familiares, escolares y

militares. "Si los organizadores de la reunión son muy acaudalados, es posible que no reparen en gastos. Pero eso sería un gran error, ya que muchas personas no podrían asistir a la

reunión porque no estaría a su alcance".