¿cuánto tiempo debo conservar archivos de impuestos?

Conserva los archivos durante siete años si declaras una pérdida por títulos sin valor o una deducción por una deuda incobrable. Si no has presentado una declaración, o si presentaste una

declaración fraudulenta, no hay ningún límite de prescripción para que el IRS entable cargos en tu contra. “Guarda una copia de la declaración misma”, dice Henry Grzes, Gerente Principal de

Práctica y Ética Tributaria del Instituto Estadounidense de CPA. Si el IRS dice que no presentó una declaración de impuestos, una copia de la declaración misma debería resolver el asunto.

Cuando ganas dinero con la venta de una propiedad, debes pagar el impuesto sobre las ganancias de capital sobre la cantidad que ganaste. Para calcular la ganancia de capital con frecuencia

debes conservar la documentación mientras seas dueño de esa inversión. Necesitarás esos registros para calcular la base del costo de la propiedad, que es el costo real, ajustado hacia arriba

o hacia abajo según otros factores, tal como mejoras importantes a la estructura. Calcular la base del costo de la propiedad en la que vives es relativamente simple porque la mayoría de la

gente puede evitar pagar el impuesto sobre las ganancias de capital de su residencia principal. Al vender la residencia principal, quienes presentan declaraciones de impuestos individuales

pueden excluir de los impuestos hasta $250,000 en ganancias, y las parejas que presentan una declaración conjunta de impuestos pueden excluir hasta $500,000. Para que te corresponda la

exclusión, debes haber vivido en esa residencia durante al menos dos de los últimos cinco años. Aun así, tendrás que guardar tus registros de la transacción durante al menos tres años

después de vender la propiedad. Si tu venta no reúne esos criterios, tendrás que guardar los registros de las mejoras significativas durante al menos tres años después de la venta. La

Publicación 523 del IRS, “Venta de su casa” (en inglés), describe cuáles son las mejoras que se pueden agregar a la base del costo (y reducir así la factura del impuesto a las ganancias de

capital). Lo mismo se aplica a una propiedad de alquiler. La mayoría de las firmas de corretaje calcularán la base del costo de tus acciones, bonos y fondos mutuos, si bien solo requieren

hacerlo para las transacciones con acciones a partir del 2011 y con fondos mutuos a partir del 2012. No obstante, es una buena idea conservar todos los documentos de las transacciones en

caso de que cambies de firma de corretaje. La firma de corretaje no estó obligada a guardar tu documentación indefinidamente. Además, mantén los registros de las propiedades heredadas y su

valor cuando el dueño falleció, lo cual se convertirá en tu base tributaria. No hay nada de malo en guardar tus registros más allá de los límites legales de tiempo si eso te da tranquilidad

y no te molesta el desorden de archivos. Podrías considerar guardar algunos documentos en la nube (espacio para almacenamiento virtual que puedes alquilar). Aunque mucha gente conserva los

documentos en papel, también tiene sentido convertirlos en archivos electrónicos y guardarlos en la nube. Es una buena idea tener dos juegos de documentos en caso de que uno de ellos se

destruya. Por último, recuerda que tu estado puede tener regulaciones distintas al gobierno federal cuando se trata de guardar documentación, así que verifica con tu contador o el

departamento de impuestos estatal. Finalmente, ten en cuenta que tienes tres años para presentar una declaración si el gobierno te debe dinero. Si no has presentado una declaración para

entonces, el dinero va al Tesoro de los Estados Unidos.